Некоторые начинающие предприниматели наивно полагают, что все проблемы, связанные с оформлением документов, заканчиваются сразу после государственной регистрации ИП или ООО. На самом деле это не так, и можно с уверенностью утверждать, что в этот момент они только начинаются. Независимо от того, планируете ли вы на первоначальном этапе привлекать бухгалтера или нет, именно руководителю молодой компании придется наладить документооборот и грамотный учет на предприятии - ведь от этого напрямую зависит успешный старт нового бизнеса! В помощь начинающим предпринимателям эта статья об основных первичных документах, о том, как с наименьшими затратами организовать учет и в кратчайшие сроки научить менеджеров быстро и безошибочно заполнять первичку.
Если идти по самому рациональному пути, то нужно понимать, что профессиональный бухгалтер с его специализированной 1С нужен только для расчета налогов и сдачи отчетности. На первых порах, когда материальные ресурсы ограничены, зачастую его нанимают на непостоянной основе, и в деле становления бизнеса он вам не помощник. Однако ему, по понятным причинам, потребуются все основные первичные документы, отражающие вашу деятельность. В тоже время, вам, как руководителю, будет важно иметь информацию по результатам каждого дня, не упустить ни одного клиента - ведь довольный потребитель лучше всякой рекламы расскажет о новом предприятии и приведет за собой свои многочисленные контакты. Как же с минимальными затратами реализовать достоверный оперативный учет, чтобы руководитель мог “держать руку на пульсе” и контролировать каждую операцию, бухгалтер был удовлетворен качеством оформления хозяйственной деятельности, и при этом клиент не страдал от того, что кого-то из них вдруг не оказалось на месте?Если идти по самому рациональному пути, то нужно понимать, что профессиональный бухгалтер с его специализированной 1С нужен только для расчета налогов и сдачи отчетности. На первых порах, когда материальные ресурсы ограничены, зачастую его нанимают на непостоянной основе, и в деле становления бизнеса он вам не помощник. Однако ему, по понятным причинам, потребуются все основные первичные документы, отражающие вашу деятельность. В тоже время, вам, как руководителю, будет важно иметь информацию по результатам каждого дня, не упустить ни одного клиента - ведь довольный потребитель лучше всякой рекламы расскажет о новом предприятии и приведет за собой свои многочисленные контакты. Как же с минимальными затратами реализовать достоверный оперативный учет, чтобы руководитель мог “держать руку на пульсе” и контролировать каждую операцию, бухгалтер был удовлетворен качеством оформления хозяйственной деятельности, и при этом клиент не страдал от того, что кого-то из них вдруг не оказалось на месте?

 

Программа учета “Большая Птица”

Потратив совсем немного времени, можно найти в интернете современную программу, позволяющую организовать все это без сколько-нибудь существенных затрат сил и средств. Например, надежным инструментом для малого бизнеса может стать программа учета “Большая Птица”, год от года набирающая все более широкую популярность в сфере оптовой и розничной торговли, а также оказания услуг.

Система “Большая Птица” изначально создана как интернет-приложение, то есть не требует установки, обновления, резервного копирования данных и любого другого обслуживания, а главное - с ней можно контролировать бизнес и совершать операции из любой точки, где есть доступ в интернет. Специально для начинающих предпринимателей в ней предусмотрена возможность “бесплатного старта” - то есть ]]> программа учета бесплатно ]]> и бессрочно позволяет работать одному пользователю, вести учет по одной фирме с одним складом, регистрировать до 100 партнеров и до 1000 товаров. При этом вы можете использовать специальное приложение для розничной торговли - интерфейс продавца, подключить сканер штрих-кодов, принтер печати ценников и этикеток. Этого вполне достаточно для правильной организации учета на первоначальном этапе.








Одновременно это и хороший задел на будущее - ведь в случае развития вашего бизнеса, вы сами сможете определить, когда функциональности бесплатного тарифа вам станет недостаточно, и получить доступ к более широким возможностям системы: ведению учета по неограниченному числу фирм, пользователей, складов, партнёров и товаров, а также разграничению прав доступа.

Естественно, помимо ведения складского и оперативного учета, банка и кассы, автоматизации процессов торговли и расширенной аналитики, программа “Большая Птица” формирует все основные первичные документы, необходимые для соблюдения законодательства, а также ряд внутренних документов, используемых в повседневной деятельности.

Перечень первичных документов

Работа с документами в программе учета “Большая Птица”

В системе “Большая Птица” все документы хранятся в отельных журналах с соответствующим названием. Новый документ может быть создан независимо или путем копирования. Если в оформлении сделки участвуют несколько документов, то система позволяет создавать их один на основании другого и же устанавливать между ними связи.

У пользователей есть возможность простым снятием флажка “Учет” сделать так, чтобы созданный документ не влиял на данные в системе и не отображался в отчетах. Запрет на изменение документов задним числом также вводится вручную и распространяется только до заданной даты. Каждый документ имеет свою “историю действий”, в которой фиксируется не только его создание или изменение, но также печать и отправка по электронной почте. Работа в программе не подразумевает длительного изучения - система интуитивно-понятна и снабжена краткими справками и видео-уроками. А это значит, что быстро и правильно создавать документы возможно уже при первом же знакомстве с ней.

Перечень основных первичных документов, которые можно оформлять в ]]> программе учета ]]> “Большая Птица”:

  • Накладная
  • ТОРГ-12
  • ТТН
  • Акт выполненных работ/услуг
  • Счет-фактура
  • Приходный и расходный кассовый ордер

Кроме основных первичных документов в «Большой Птице» можно заполнить, распечатать или послать по e-mail такие документы как:

  • Счет на оплату
  • Акт сверки взаиморасчетов
  • Платежное поручение
  • Доверенность на получение товарно-материальный ценностей
  • Товарный чек
  • Накладная на возврат товаров поставщику
  • Накладная на возврат товаров от покупателя
  • Приходная накладная
  • Накладная на перемещение
  • Акт списания
  • Поступление на счет и Расход со счета
  • Инвентаризация
  • Накладная на сборку

Помимо этого, система позволяет сформировать кассовую книгу.

Некоторые аспекты законодательства об основных первичных документах

Формы основных первичных документов в программе учета “Большая Птица” полностью соответствуют действующему законодательству и обновляются вместе с ним. Относительно недавно вступивший в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" внес некоторую сумятицу в ранее незыблемую систему отечественного документооборота. Было отменено требование обязательного использования бланков документов из альбомов унифицированных форм. Каждая фирма теперь наделена правом самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, главное, чтобы в них содержались реквизиты, перечисленные в ст. 9 указанного закона.

Однако это нововведение было рассчитано далеко не на все основные первичные документы - строго утвержденными остались образцы счета-фактуры, кассовых и банковских документов и некоторых других. В этих условиях бизнесу лучше придерживаться унифицированных форм, чтобы избежать ошибок в документах, имеющих налоговые последствия, и недоразумений с партнерами. Использование программы учета “Большая Птица” для оформления основных первичных документов полностью решает эту проблему, как и многие другие, возникающие у начинающих предпринимателей.

Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта ]]> «Большая Птица» ]]> , эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон»